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Gebäude Abrechnungszentrum Emmendingen

Professionell, strukturiert und effizient

Sicherheit für unsere Kunden: Alle zahlungs- und buchungsrelevanten Prozesse laufen reibungslos. Das Abrechnungszentrum Emmendingen ist zum wiederholten Mal nach Standard IDWPS951 zertifiziert worden. SUMMA SUMMARUM hat sich mit dem Hamburger Wirtschaftsprüfer Dr. Ralf Kohlhepp unterhalten, der die Prüfung geleitet hat.

Im März ist das Abrechnungszentum Emmendingen erneut nach IDWPS 951 geprüft und zertifiziert worden. Inwiefern ist das Zertifikat für die Krankenkassen wichtig?
Seit 2011 sind die Krankenkassen verpflichtet, ihre Jahresrechnung von einem Wirtschafts- oder vereidigten Buchprüfer prüfen zu lassen. Im Zuge der Prüfung muss er auch alle Systeme der gesetzlichen Krankenkassen ansehen, die Zahlungsrelevanz haben. Dazu zählen bei einem Versicherungsunternehmen – ein solches ist ja auch die gesetzliche Krankenversicherung – im Wesentlichen Abrechnungsprozesse und die entsprechenden Zahlungen. Da viele Krankenkassen solche Prozesse an Abrechnungsdienstleister ausgelagert haben, entfällt die Prüfung im Haus, stattdessen sieht das IDW – das Institut der Wirtschaftsprüfer in Deutschland, das die Branchenstandards für die Wirtschaftsprüfung vorgibt – vor, dass der Abrechnungsdienstleister sich nach dem Standard IDWPS 951 zertifizieren lassen kann. Damit wird testiert, dass die Krankenkasse sicher sein kann, dass zahlungs- und buchungsrelevante Prozesse beim Dienstleister korrekt ablaufen.

 

Worin liegt der Nutzen bei der Zertifizierung?

Es gibt mehrere Nutzen: Zum einen müsste der Wirtschaftsprüfer, wenn er seine Prüfung bei der Krankenkasse ernst nimmt, diesen Abrechnungsprozess selbst prüfen. Das Zertifikat erspart ihm das; er kann sich darauf verlassen, dass der Prozess ordnungsgemäß funktioniert und ordnungsgemäß abgebildet ist.
Zum anderen hat das Abrechnungszentrum Emmendingen zwar vielfältige Zertifikate, wie z. B. die verschiedenen ISO-Zertifikate – diese Prüfungen enthalten jedoch nicht den Prozess aus Sicht des Dienstleisters. Konkret: die Frage, ob die Prozesse beim Abrechnungszentrum Emmendingen sicherstellen, dass die zahlungsrelevanten Sachverhalte im Sinne des auslagernden Unternehmens fehlerfrei und optimiert abgewickelt werden. Unsere Aufgabe ist es, das zu prüfen.
Über die bloße Erfüllung der Prüfungspflicht des Wirtschaftsprüfers hinaus generieren wir einen zusätzlichen Nutzen für die Krankenkasse, indem wir inhaltlich sicherstellen, dass die ausgelagerten Prozesse einen hohen Qualitätsstandard haben.

 

Haben Sie sich auf diese Prüfungen spezialisiert?

Wir prüfen im Wesentlichen gesetzliche Krankenkassen, unsere Tätigkeit besteht hauptsächlich aus Prüfungen des gesetzlichen Krankenversicherungssystems in Deutschland – zu 95 Prozent sind unsere Mandanten gesetzliche Krankenkassen oder deren Dienstleister, Verbände oder Körperschaften des öffentlichen Rechts. Ursprünglich kommen wir aus der Prüfung der Krankenkassen selbst und im Zuge der Prüfung ihrer Prozesse fiel uns früh auf, dass viele Krankenkassen relativ bedeutsame Prozesse auslagern. So war die Frage: Wie ist sichergestellt, dass diese Prozesse richtig und ordnungsgemäß abgebildet sind? Im Zuge dessen haben wir einerseits die Krankenkassen aufgefordert, das entsprechende Zertifikat bei ihren Dienstleistern einzuholen, und uns gleichzeitig positioniert, um die Prüfung ebenfalls anzubieten.

 

Wie läuft eine solche Prüfung ab?

Zunächst prüfen wir die Systeme: Wie ist das Abrechnungszentrum Emmendingen aufgestellt? Wie sind die Prozesse organisiert? Wo gehen die Daten ein? Wo kommen die Zahlungen an? Wo werden die Rechnungen, die Abrechnungsprozesse geprüft? Was ist das Ergebnis? Wo gehen Zahlungen raus? Wie ist das organisiert?
Wir stellen einen Soll-Prozess dar und überprüfen, ob er ordnungsgemäß eingerichtet ist, so dass keine Fehler passieren können. Anschließend prüfen wir anhand des Ist-Prozesses, ob der Soll-Prozess erfüllt ist. Identifizierte mögliche Risiken bestehen meist dort, wo ein Mensch sitzt – eine Maschine, die richtig programmiert ist, funktioniert und macht, was sie soll. Und so schauen wir uns stichprobenartig beides an: ob sowohl der maschinelle als auch der menschliche Prozess so durchgeführt wurde, wie er vom System abgebildet wurde. Mit den Stichproben haben wir ein Abbild dessen, wie die Wirklichkeit aussieht, und können Rückschlüsse ziehen, ob das System funktioniert hat. Wenn es funktioniert hat, können wir positiv testieren. Der erfreuliche Nebeneffekt: Wir können möglicherweise auch noch Hinweise geben, wie der Prozess aus unserer Sicht an bestimmten Stellen weiter verfeinert werden kann.

 

Wie oft zertifizieren Sie?

Wir zertifizieren einmal jährlich das Gesamtjahr. Im März haben wir uns das Jahr 2020 angeschaut. So haben die Krankenkassen – die ihre Jahresrechnung normalerweise ab Mai von einem Wirtschaftsprüfer prüfen lassen – die Gewissheit, dass 2020 die Prozesse beim Abrechnungszentrum Emmendingen im Sinne des auslagernden Unternehmens abgebildet wurden. Wir waren drei Tage vor Ort, nachdem wir im Dezember schon eine Vorprüfung über drei Tage durchgeführt hatten. Damals hatten wir die Soll-Prozesse identifiziert und dargestellt, im März war die Stichprobenprüfung dran. Insgesamt haben wir haben also sechs Tage lang geprüft – übrigens vor Ort, trotz Corona. Mit den angemessenen Sicherheitsmaßnahmen konnten wir tatsächlich vor Ort sein, was ungemein hilfreich ist. Eine solche Prüfung nur remote durchzuführen, wäre nicht zielführend, weil man die Durchdringungstiefe, die man vor Ort hat, mit einer Remote-Prüfung niemals hinbekommt: Um den Ist-Prozess mit dem Soll-Prozess abzugleichen, muss man in jeden einzelnen Fall hineinschauen und mit den Menschen sprechen, die die Fälle bearbeitet haben.

 

Welche Ergebnisse haben Sie aus der Prüfung mitgebracht?

Wir hatten uns in diesem Jahr auf Besonderheiten des Jahres 2020 konzentriert – es gab ja genügend Besonderheiten, auf die man sich konzentrieren konnte. Zum einen betraf das – hoch zahlungsrelevant – die Umstellung der Mehrwertsteuer, die zum 01.07.2020 auf 16 % abgesenkt und zum 01.01.02021 wieder auf 19 % erhöht wurde. Diese Prozesse sind natürlich hoch prüfungsrelevant: gerade im Bereich der Hilfsmittel, der Heilmittel, aber auch der Sonstigen Leistungserbringer allgemein. In all diesen Bereichen haben wir uns mit zwei Fragen beschäftigt: Wurde der Prozess vom Abrechnungszentrum Emmendingen richtig gemanagt? Und wurde er auch in der fachlichen Prüfung so abgebildet, dass Fehler in der Rechnungsstellung erkannt wurden?
Gerade in Bezug auf die Umstellung der Mehrwertsteuer hat das Abrechnungszentrum Emmendingen den Prozess ganz vorbildlich abgebildet. Wir waren sehr beeindruckt davon, wie eine im Grunde fachfremde Materie wie die Umsatzsteuer erkannt, umgesetzt und im Ergebnis auch in den Prüfprozess integriert wurde, was letztlich auch zum Nutzen der Krankenkassen geschah. Denn Verschiebungen gab es zuhauf, weil alle Anbieter im Bereich der Sonstigen Leistungserbringer ihrerseits die Prozesse umstellen mussten – dass es da Schwierigkeiten gibt, ist nachvollziehbar. Jedoch wurde alles lückenlos und sehr ordentlich abgebildet. Wir haben uns bei dieser Gelegenheit natürlich auch die Anpassung der Verträge und die Abbildung der Verträge im Bezug auf die Mehrwertsteuersystematik angesehen – auch das ein sehr interessanter Prozess.

Allerdings war das Jahr 2020 nicht nur wegen Corona und der Umsatzsteueränderung besonders. Im Krankenhausbereich kam das MDK-Reformgesetz das erste Jahr so richtig in die Anwendung. Im Interesse der teilnehmenden Krankenkassen war für uns sehr wichtig zu sehen: Wie wird das abgebildet und welche Prozesse hat das Abrechnungszentrum Emmendingen implementiert, um die Besonderheiten der Abrechnungsprüfung nach dem MDK-Reformgesetz umzusetzen? Auch hier haben wir uns davon überzeugt, dass die vom Abrechnungszentrum Emmendingen getroffenen Maßnahmen einerseits dem Sachverhalt angemessen waren und andererseits richtig umgesetzt wurden.

 

Wie sind grundsätzlich Ihre Erfahrungen und wie würden Sie die Zusammenarbeit beschreiben?

Wir nehmen das Abrechnungszentrum Emmendingen als sehr professionellen Dienstleister wahr: sehr strukturiert, sehr professionell und mit einem sehr feingliedrigen und gleichzeitig effizienten Organisationssystem. Es gibt eine an geeigneter Stelle hohe Automatisierung, bei der jedoch nicht daran gespart wird, qualifiziertes Personal einzusetzen, wenn es erforderlich ist, um bestimmte komplexe Sachverhalte abzubilden. Ich kann ganz klar sagen, dass die Prozesse sehr, sehr gut sind.

 

Wie würden Sie in einem Schlagwort oder einem Satz die Zusammenarbeit mit dem Abrechnungszentrum Emmendingen formulieren?

In einem Schlagwort würde ich sagen: professionell. Und in einem Satz: Die Zusammenarbeit ist stets konstruktiv und von gegenseitigem Lernen geprägt.

 

Herzlichen Dank für das Gespräch!

 

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