FAQs Sonstige Leistungserbringer

Bitte achten Sie auf die Vollständigkeit Ihrer Abrechnungsunterlagen:

• Original-Verordnung
• Genehmigung (und/oder)
• Genehmigter Kostenvoranschlag

Inhaltliche Korrektheit Ihrer Abrechnungsunterlagen:
 

Es kann nur die Art und Menge abgerechnet werden, die vom jeweiligen Kostenträger genehmigt wurde. Achten Sie darauf, dass der auf der Verordnung aufgeführte Kostenträger identisch ist, mit dem auf Ihrer Abrechnung aufgeführte Kostenträger.
 

Auf Ihrer Rechnung sollten folgende Angaben auf einen Blick ersichtlich sein:

• Institutionskennzeichen des Rechnungsstellers (IK)
• Rechnungsdatum
• Rechnungsnummer
• Rechnungsbetrag
• Zuständiger Kostenträger
• Abzurechnende Leistung Angaben über den/die Versicherte/n

Wir benötigen zusätzlich zu den elektronisch gelieferten Daten in schriftlicher Form die folgenden Unterlagen:

• Begleitzettel für Urbelege, inklusive dieser vier Angaben:
• Institutionskennzeichen des Rechnungsstellers (IK)
• Institutionskennzeichen des Kostenträgers
• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Dazugehörige Anlagen

Die auf dem Begleitzettel für Urbelege aufgeführten Angaben müssen zwingend mit den elektronischen Daten übereinstimmen. Das IK des Kostenträgers finden Sie über das Kostenträgerverzeichnis.

Sie finden diese im Kassenverzeichnis. Sofern Sie am Datenträgeraustausch-Verfahren (DTA) teilnehmen, erhalten Sie weitere Informationen über das Kostenträgerverzeichnis.

Nein. Gemäß § 302 SGB V ist die Abrechnung von verschiedenen Krankenkassen innerhalb einer Rechnung unzulässig.

Die Institutionskennzeichen der Krankenkassen können jedoch trotz einer Fusion ihre Gültigkeit behalten.

Eine Bezahlung einer sogenannten Mischrechnung kann nicht erfolgen, da sie nicht den Richtlinien nach § 302 SGB V entspricht. Diese besagen, dass Rechnungen je Leistungsbereich nach den vorgegebenen Aufteilungen (Kostenträgerverzeichnis) erstellt werden müssen. Bitte reichen Sie je Leistung eine separate Rechnung ein.

Der für Sie zuständige Berufsverband gibt Ihnen hierzu Auskünfte.

Bitte prüfen Sie stets den in Ihrem System hinterlegten Leistungserbringergruppenschlüssel (LEGS), da dieser einer bestimmten Preisliste zugeordnet wird. Der LEGS setzt sich aus dem Tarifkennzeichen und dem Abrechnungscode zusammen.

Für die Zuordnung zu einem Vertrag sind grundsätzlich folgende Angaben relevant:

• Leistungserbringergruppenschlüssel (LEGS)
• Abgerechnete vertraglich geregelte Positionsnummern
• Institutionskennzeichen (IK)
• Hilfsmittelkennzeichen (bei Hilfsmitteln)
• Abgerechneter Einzelpreis

Sollte unsere Prüfung ergeben, dass Sie zu dem von Ihnen gelieferten Abrechnungscode über keine Zulassung verfügen, bitten wir Sie um Prüfung Ihrer Vertragsunterlagen hinsichtlich des Abrechnungscodes. Gerne nehmen wir eine zusätzliche Prüfung Ihrer erneut eingereichten und um den korrekten Abrechnungscode ergänzten Unterlagen vor.

Ihre Rechnung könnte zudem aufgrund einer grundsätzlich fehlenden Zulassung der von Ihnen erbrachten und abgerechneten Leistung abgesetzt werden. In diesem Fall bitten wir um Zusendung eines schriftlichen Nachweises (Zertifikat / Zulassungsbescheinigung) zusammen mit unserem Absetzungsschreiben.

Eine Verordnung ist abrechnungsfähig, wenn der Indikationsschlüssel (Podologie, Physiotherapie) bzw. die Diagnosegruppe (Logopädie, Ergotherapie) mit dem verordneten Heilmittel entsprechend den Vorgaben des Heilmittel-Kataloges nach § 92 Abs. 6 S. 1 Nr. 2 SGB V übereinstimmt. Bei Abweichungen ist grundsätzlich eine Änderung der Verordnung oder eine neue Verordnung erforderlich.

Bei speziellen Fragen in Bezug auf die Abrechnungsfähigkeit kontaktieren Sie bitte den für Sie zuständigen Berufsverband oder wenden sich an den zuständigen Kostenträger.

Bitte prüfen Sie zunächst folgende Punkte:

Korrekter Adressat  

• Haben Sie die Unterlagen direkt an das Abrechnungszentrum Emmendingen geschickt? Beim Versand an die Krankenkasse kann es durch die Weiterleitung zu Verzögerungen kommen. Unsere korrekte Anschrift finden Sie im Impressum. 
• Bei maschineller Abrechnung: Prüfen Sie bitte, ob die Daten direkt an uns (IK 107436557) übermittelt wurden.

Korrekter Kostenträger 

• Ist uns der angegebene Kostenträger angeschlossen? Falls nicht, erhalten Sie Ihre Unterlagen auf dem Postweg zurück.
• Eine Übersicht der angeschlossenen Krankenkassen finden Sie im Kassenverzeichnis.

Korrektes Fälligkeitsdatum  

• Ist das Fälligkeitsdatum Ihrer Rechnung tatsächlich überschritten? Das Fälligkeitsdatum Ihrer Rechnung wird erst ab dem Eingangsdatum im Abrechnungszentrum Emmendingen berechnet. Bitte beachten Sie hierzu die vertraglich vereinbarten Zahlungskonditionen. 

Konnten Sie einen der aufgeführten Punkte mit „Ja“ beantworten, dann reichen Sie bitte die vollständigen Unterlagen zur weiteren Prüfung per Fax oder Post bei uns ein. 

Zu den vollständigen Unterlagen gehören: 

• Kopie der in Frage kommenden Rechnung 
• Kopie der Verordnung (und/oder) 
• Kopie des entsprechenden Leistungsnachweises 
• Vermerk der jeweiligen Mahnstufe auf Ihren Unterlagen 
• Ausgefüllte rechtsverbindliche Erklärung (nur für einige Kostenträger). Nähere Informationen hierzu finden Sie unter „Welche Krankenkassen wünschen eine rechtsverbindliche Erklärung?“.
   

Vor der Zahlung einer Mahnung bitten die folgenden Krankenkassen um eine vom Rechnungssteller ausgefüllte rechtsverbindliche Erklärung: 

• BKK Deutsche Bank AG
• BKK ProVita
• Bosch BKK 
• DAK-Gesundheit
• IKK classic (Bereiche Heilmittel und Fahrkosten)
• IKK gesund plus 
• Kaufmännische Krankenkasse KKH 
• hkk Krankenkasse
• Salus BKK

Das Formular „Rechtsverbindliche Erklärung“ haben Sie bereits mit der Mahnung erhalten. Alternativ können Sie das Formular gerne hier herunterladen. Wir empfehlen Ihnen, das Formular auszudrucken, auszufüllen und uns die Erklärung zusammen mit den vollständigen Unterlagen zuzusenden. Ihre Daten werden ausschließlich zur internen Bearbeitung und Dokumentation benötigt.
 

Ihre Abrechnung durchläuft in unserem Hause diverse Prüfungen. Im Falle einer nicht korrekten Rechnungslegung behalten wir uns vor, Ihre Rechnung entsprechend zu kürzen. Mit der Rechnungskürzung erhalten Sie auch den Grund der Absetzung. 

Sie können nachträglich unter Berücksichtigung der gesetzlichen Verjährungsfristen eine Korrektur Ihrer Abrechnung vornehmen. 

Reichen Sie zur weiteren Prüfung bitte Folgendes ein: 

• Gegebenenfalls zusätzliche von uns benötigte Unterlagen (wie z. B. eine fehlende Genehmigung des Kostenträgers) 
• Unser Berichtigungsschreiben 
• Vermerk „Widerspruch“ auf dem Berichtigungsschreiben sowie eine Begründung, sofern Sie mit unserer Kürzung nicht einverstanden sind 

Sofern keine weiteren Originalunterlagen benötigt werden, genügt eine Einsendung per Fax :

Bereich Heilmittel Fax-Nr.: 07641/9201-4803
Bereich Hilfsmittel Fax-Nr.: 07641/9201-4100
Bereich Fahrkosten Fax Nr.: 07641/9201-4555
Bereich HKP/Pflege Fax-Nr.: 07641/9201-4888
 

Da Ihre Abrechnung auch in zeitlicher Abfolge unterschiedliche Prüfungen durchläuft, kann diese unter Umständen erneut aus dem gleichen oder einem anderen Grunde gekürzt werden. Bitte prüfen Sie daher den auf unserem Schreiben aufgeführten Absetzungsgrund. Näheres finden Sie auch in der vorherigen Frage.

Prüfen Sie bitte den in Ihrem System hinterlegten Leistungserbringergruppenschlüssel (LEGS). Dieser ist immer einer bestimmten Preisliste zugeordnet und Basis für die Abrechnung. 

Reichen Sie zur weiteren Prüfung bitte Folgendes ein: 

• Vollständige Kopie des Vertrages 
• Korrekter LEGS, falls vorhanden 
• Unser Berichtigungsschreiben 
• Bewilligung/Genehmigung des zuständigen Kostenträgers, sofern keine Zuordnung zu einem gültigen Vertrag vorgenommen werden konnte.

Bitte prüfen Sie zunächst, von welchem Kontoinhaber Sie das Geld erhalten haben. 

Haben Sie das Geld direkt vom zuständigen Kostenträger erhalten, wenden Sie sich bitte an diesen. 

Haben Sie das Geld vom Abrechnungszentrum Emmendingen erhalten, so senden Sie uns bitte die folgenden Informationen per E-Mail, Fax oder Post zu: 

• Institutionskennzeichen 
• Jeweilige Rechnungsnummer 
• Alternativ: Ausschnitt Ihres Kontoauszuges 

Bitte denken Sie bei einem Versand per E-Mail daran, dass keine Sozialdaten (wie z. B. Versichertendaten) angegeben werden dürfen.
 

Bitte lassen Sie uns das Rechnungsstorno in schriftlicher Form zukommen. Da uns oftmals die Originale bereits vorliegen, benötigen wir von Ihnen eine schriftliche Mitteilung per E-Mail, Fax oder Post, was mit diesen eingereichten Originalunterlagen geschehen soll. 

Beachten Sie dabei bitte, dass Originalunterlagen nach Ablauf von 6 Monaten archiviert werden und es dann nicht mehr möglich ist, diese auszuhändigen. Bei Bedarf senden wir Ihnen gerne Ausdrucke des archivierten Originals. 

Bitte denken Sie bei einem Versand per E-Mail daran, dass keine Sozialdaten (wie z. B. Versichertendaten) angegeben werden dürfen.

Bitte erstellen Sie eine Nachberechnung mit folgenden vollständigen Angaben: 

• Ursprungsrechnung 
• Begründung 
• Falls vorhanden: Kopie des gültigen Befreiungsausweises 

Reichen Sie bitte Ihre Nachberechnung in Papierform bei uns ein. Unsere korrekte Anschrift finden Sie im Impressum.

In diesem Fall benötigen wir eine Genehmigung des zuständigen Kostenträgers. 

Bitte erstellen Sie eine Nachberechnung mit folgenden vollständigen Angaben: 

• Ursprungsrechnung 
• Begründung 
• Kopien der an den Versicherten gesandten Mahnungen

Reichen Sie bitte Ihre Nachberechnung in Papierform bei uns ein. Unsere korrekte Anschrift finden Sie im Impressum.
 

Bitte erstellen Sie eine Nachberechnung mit folgenden vollständigen Angaben: 

• Ursprungsrechnung 
• Begründung 
• Falls vorhanden: Kopie des entsprechenden Vertrages 

Reichen Sie bitte Ihre Nachberechnung in Papierform bei uns ein. Unsere korrekte Anschrift finden Sie im Impressum.
 

Bitte erstellen Sie eine Nachberechnung mit folgenden vollständigen Angaben: 

• Ursprungsrechnung 
• Aus der Begründung Ihrer Nachberechnung sollte(n) eindeutig die neue(n) Positionsnummer(n) sowie die sich daraus ergebende(n) Differenz(en) hervorgehen.

Reichen Sie bitte Ihre Nachberechnung in Papierform bei uns ein. Unsere korrekte Anschrift finden Sie im Impressum.
 

107436557, dieses IK muss bei der Abrechnung für die angeschlossenen Betriebskrankenkassen und Ersatzkassen in den maschinenlesbaren Daten als logischer sowie physikalischer Empfänger eingetragen werden. Außerdem wird das IK nochmals im UNB-Segment der Nutzdaten aufgeführt.

Daten zu Abrechnungen für die IKK gesund Plus laufen über die in der Kostenträgerdatei genannte Annahmestelle BITMARCK Service GmbH, IK 109900019.

Hinweis: Häufig wird bei der Datenanlieferung anstelle des IKs 107436557, das IK des Kostenträgers, d. h. der Krankenkasse eingetragen. Dieser Fehler muss in den Stammdaten Ihrer Abrechnungssoftware korrigiert werden. Bitte wenden Sie sich ggf. an Ihren Softwarelieferanten.

Zum E-Mail-Verfahren müssen die Daten verschlüsselt werden. Die Schlüssel werden über die ITSG vergeben und verteilt. Es ist keine Freischaltung durch das Abrechnungszentrum Emmendingen nötig.

Im Betreff muss das IK des Rechnungsstellers eingetragen werden – nur die neun Ziffern. Bitte fügen keine zusätzlichen Informationen (z. B. "WG:" bei Weiterleitungen oder Hinweise zum Abrechnungszeitraum) ein, da sonst das IK nicht mehr erkannt wird. Zusätzliche Zeichen führen trotz Zulassung und Freischaltung zu einer Ablehnung der Daten.

Es darf pro E-Mail nur eine Auftragsdatei und eine passende Nutzdatei als Anhang verschickt werden. Wenn Ihr Versendesystem Visitenkarten mitschickt, wird diese Datei ignoriert. In der Regel wird im E-Mail-Text der Name der ESOL- bzw. TSOL-Datei und die Dateigröße eingetragen. Diese Informationen erleichtern bei Rückfragen die Recherche. Die Annahme bzw. Verarbeitung der Daten erfolgt jedoch unabhängig vom E-Mail-Text, da dieser zur Abrechnung nicht benötigt und deshalb separat abgelegt wird.

inbox@tp5.arz-emmendingen.de

Über diese Mailadresse werden auch die Daten für die Pflegeversicherung angenommen.

Die Technische Anlage sieht die Aufbewahrung einer Sicherungskopie durch den Absender bis zur Bezahlung vor. Sollten Ihnen dennoch die Daten nicht (mehr) vorliegen, so setzen Sie sich zur Datenneuerstellung bitte mit Ihrem Softwarelieferanten in Verbindung. Falls Sie Rechnungen stornieren müssen und sich in den Daten die Rechnungsnummer und/oder das Rechnungsdatum ändert, informieren Sie uns bitte. Geben Sie uns dabei Ihr Rechnungssteller-IK, die alte und die neue Rechnungsnummer an (gerne per E-Mail).

In Ausnahmefällen kann über eine parallel übermittelte Papierrechnung abgerechnet werden. Bitte beachten Sie jedoch hierzu, dass gemäß § 303 SGB V für die Nacherfassung bis zu 5 % des Rechnungsbetrages in Abzug gebracht werden kann. Sie können die Originalbelege zur Datenneuerstellung auch zurückerhalten.

Bitte überprüfen Sie, ob die Daten direkt an uns (IK 107436557) übermittelt wurden oder vielleicht an die BITMARCK Service GmbH in Essen (IK 104027544) oder eine andere Annahmestelle geschickt werden. Gab es vielleicht eine Information, dass die Daten aufgrund von Problemen bei der Entschlüsselung nicht angenommen werden konnten? Waren die Daten vielleicht fehlerhaft?

In Ausnahmefällen kann über eine parallel übermittelte Papierrechnung abgerechnet werden. Bitte beachten Sie jedoch hierzu, dass gemäß § 303 SGB V für die Nacherfassung bis zu 5 % des Rechnungsbetrages in Abzug gebracht werden kann. Sie können die Originalbelege zur Datenneuerstellung auch zurückerhalten.

Die aus unserer Sicht optimale Datenübermittlung erfolgt per E-Mail. Es stehen aber auch andere Möglichkeiten zur Verfügung. Weitere Informationen sehen Sie unter Datenaustausch.

Wenn Sie Daten per FTAM over IP direkt an uns übermitteln, überprüfen Sie bitte die IP-Adresse und die Freischaltung an Ihrer Firewall. Weitere Informationen sehen Sie unter Datenaustausch.

In der Auftragsdatei muss das IK 107436557 als logischer und physikalischer Empfänger eingetragen sein.

Falls hier kein Fehler vorliegt, ist die IP-Adresse möglicherweise aufgrund einer Wartung nicht erreichbar. Bitte übertragen Sie die Daten zu einem späteren Zeitpunkt.

Wenn Sie zum ersten Mal Daten übermitteln möchten, setzen Sie sich bitte mit uns telefonisch in Verbindung. Vermutlich ist Ihr IK noch nicht zur FTAM-Datenannahme freigeschaltet und wir müssen noch einen Stammdatensatz anlegen.

Ja, gerne stellen wir Ihnen ein Musterdokument für einen Begleitzettel für Urbelege zum Download bereit.

Ab dem 01.10.2013 ist für den Datenaustausch nach § 301a SGB V und § 302 SGB V die neue Technische Anlage Version 9.0 anzuwenden. 

Ausführliche Informationen finden Sie auf der Internetseite des GKV-Spitzenverbandes.

Ja, die direkte Datenannahme durch das Abrechnungszentrum Emmendingen erfolgt für angeschlossene Betriebskrankenkassen, Ersatzkassen und die IKK classic. Für die IKK gesund plus erhalten wir nur die Papierbelege. Die Daten werden uns über die BITMARCK Service GmbH übermittelt. Per E-Mail können Sie hierzu die Adresse le@bitmarck-daten.de verwenden. Bitte beachten Sie, dass ggf. eine Freischaltung durch die Datenannahmestelle erfolgen muss. Als logischen und physikalischen Empfänger tragen Sie bitte das IK 109900019 ein.