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Zeichnung von Mann und Frau, die an einem Whiteboard stehen

FAQ SERVICE-PORTAL FÜR LEISTUNGSERBRINGER

Modul Rechnungsprüfu­ng: Alle Rechnungsdetails auf einen Blick.
Modul Berichtigungsmanage­ment:  Alles rund um Ihre Berichtigungsdaten.
 

SIE HABEN FRAGEN?

In den FAQ finden Sie Antworten auf Ihre Fragen der nachfolgenden Kategorien. Sollten Sie darüber hinaus Fragen haben, klären wir Ihr Anliegen gerne per E-Mail. Schauen Sie dafür einfach auf der Seite Kontakt nach. 
 

Modul Rechnungsprüfung

An wen richtet sich das Modul Rechnungsprüfung?

Das Modul Rechnungsprüfung richtet sich an alle Leistungserbringer, die direkt mit uns abrechnen.

Sind Sie einem Dienstleister angeschlossen, so wenden Sie sich bei Rückfragen zu Ihrer Rechnung direkt an diese Stelle.

Welchen Mehrwert hat das Modul Rechnungsprüfung für mich?

Ihnen werden alle uns vorliegenden Rechnungen angezeigt, die Sie eingereicht haben. Zudem können Sie den aktuellen Status Ihrer Rechnungen einsehen – und das rund um die Uhr.

Ist für das Modul Rechnungsprüfung eine Registrierung erforderlich?

Nein, für das Modul Rechnungsprüfung müssen Sie sich nicht registrieren. Sie benötigen lediglich Ihr Institutionskennzeichen, die Gesamtrechnungsnummer und das Rechnungsdatum und können direkt loslegen.

Lediglich für das neue Modul Berichtigungsmanagement ist eine Registrierung erforderlich.

Für welche Bereiche gilt das Modul Rechnungsprüfung?

Das Modul Rechnungsprüfung beinhaltet vorerst die Bereiche Sonstige Leistungserbringer, Arzneimittelabrechnung und Integrierte Versorgung.

Wie kann ich den Status meiner Rechnungen einsehen?

Nach Eingabe Ihrer Rechnungssteller-IK, der Rechnungsnummer und des Rechnungsdatums erhalten Sie Ihren aktuellen Rechnungsstatus mit weiteren Rechnungsdetails. Dies gilt für die Bereiche Sonstige Leistungserbringer, Arzneimittelabrechnung und Integrierte Versorgung.

Ist bei der Eingabe der Rechnungsnummer die Gesamtrechnungsnummer oder die Einzelrechnungsnummer gemeint?

Bitte tragen Sie hier die Gesamtrechnungsnummer ein. Die Einzelrechnungsnummer wird Ihnen im Ergebnis "Rechnungsstatus" angezeigt. Dies gilt nicht für die Integrierte Versorgung. Hier wird immer die Einzelrechnungsnummer genannt.

Ich habe eine Zahlung bekommen, die ich nicht zuordnen kann. Was kann ich tun?

Über die 10-stellige Zahlbelegnummer (beginnend mit 0), welche wir mit jeder Zahlung angeben, können Sie hier die dazugehörige Rechnungsnummer suchen. Ihnen werden alle Rechnungsnummern angezeigt, die zu der eingegebenen Zahlbelegnummer gehören. Bei Bedarf können Sie weitere Rechnungsdetails einsehen.

Ich habe eine Frage zu den angezeigten Ergebnissen. Was kann ich tun?

Gerne sind wir Ihnen behilflich. Nutzen Sie für Fragen einfach unser Kontaktformular und wählen Sie dabei „Service-Portal für Leistungserbringer“ aus.

Kann ich fehlende Rechnungsunterlagen über das Modul Rechnungsprüfungeinreichen?

Das Service-Portal für Leistungserbringer Modul Rechnungsprüfung dient lediglich zum Überprüfen Ihrer Rechnungen. Zum Einsehen und Heilen von Berichtigungen nutzen Sie bitte das Modul Berichtigungsmanagement innerhalb des Service-Portals für Leistungserbringer. Registrieren Sie sich jetzt unter https://www.mein-le-portal.de.

Welche Wartungsfenster bestehen?

Jeden Mittwoch (17.00 Uhr bis 18.00 Uhr) werden unsere Systeme gewartet. In dieser Zeit steht Ihnen das Service-Portal für Leistungserbringer nicht zur Verfügung.

Muss ich eine Datenschutzvereinbarung bzw. eine Geheimhaltungserklärung nach der neuen DSGVO mit dem Abrechnungszentrum Emmendingen abschließen?

Nein, das müssen Sie nicht. Die Abrechnungswege sind gesetzlich geregelt. Wir, das Abrechnungszentrum Emmendingen, nehmen keine Funktion wahr, die in den Aufgabenbereich eines Leistungserbringers fällt. Insofern sind wir auch kein Auftrags-Verarbeiter für Leistungserbringer und es ist auch keine Vereinbarung über die Auftragsvereinbarung nach der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu treffen.

Der Leistungserbringer oder dessen Abrechnungsstelle rechnet mit dem Sozialversicherungsträger (z. B. der Krankenkasse) ab. Wir sind im Rahmen der Abrechnungsprüfung als Dienstleister (Auftragnehmer) für Sozialversicherungsträger (z. B. die Krankenkasse) tätig. Hier bestehen entsprechende Verträge und Datenschutzvereinbarungen. Unsere Mitarbeitenden sind auf die Geheimhaltung/Vertraulichkeit verpflichtet.

Allgemeines zum Modul Berichtigungsmanagement

An wen richtet sich das Service-Portal Berichtigungsmanagement?

Das Service-Portal Berichtigungsmanagement richtet sich an alle Leistungserbringer aus dem Bereich Sonstige Leistungserbringer, die direkt mit uns abrechnen.

Sind Sie einem Dienstleister angeschlossen? Bitte wenden Sie sich dann bei Rückfragen zu Ihrer Berichtigung direkt an diese Stelle.

Warum sollte ich das Modul Berichtigungsmanagement nutzen?

Unabhängig unserer Servicezeiten können Sie online fallbezogen auf Berichtigungen reagieren, Korrekturen vornehmen und uns fehlende Informationen bereitstellen.

Welche Inhalte werden im Modul Berichtigungsmanagement angezeigt?

Sie haben die Möglichkeit, alle Rechnungs- und Berichtigungsdaten einzusehen, online auf Berichtigungen fallbezogen zu reagieren, Korrekturen vorzunehmen und uns fehlende Informationen und Dokumente bereitzustellen.

Was kostet die Nutzung des Moduls Berichtigungsmanagement?

Die Nutzung des Moduls Berichtigungsmanagement ist für Sie als Leistungserbringer kostenlos.

Wodurch unterscheidet sich das Modul Rechnungsprüfung zum neuen Modul Berichtigungsmanagement?
  • Im Modul Rechnungsprüfung sehen Sie Ihre bei uns eingereichten Rechnungsdaten und den dazugehörigen Rechnungsstatus.
  • Im Modul Berichtigungsmanagement können Sie zusätzlich Ihre Berichtigungen heilen und fehlende Informationen und Dokumente hochladen.

 

Welche Systemvoraussetzungen sind erforderlich?

Sie benötigen folgende Hard- und Software:

  • Internetanschluss
  • Monitor mit Auflösung von mindestens 1024x768. Empfehlenswert sind Monitore mit einer Auflösung von 1920x1200 Pixel
  • Die Installation von Microsoft Windows Internet Explorer 11 oder höher wird vorausgesetzt. Weitere Internetbrowser sind ebenfalls möglich: Mozilla Firefox, Google Chrome und Safari
  • Smartphone (Apple iOS oder Android) für die App "ARZ-Authenticator" zur Generierung der Authentifizierungscodes

 

Warum benötige ich zusätzlich ein Smartphone für die Nutzung des Moduls Berichtigungsmanagement?

Zusätzlich zur Anwendung des Moduls Berichtigungsmanagement muss die App „ARZ-Authenticator“ auf Ihrem Smartphone installiert werden. Diese App generiert ausschließlich Authentifizierungscodes. Diese Codes garantieren den Zugriff auf Ihre geschützten Daten und werden im Modul Berichtigungsmanagement abgefragt. Erst nach Eingabe eines sogenannten Authentifizierungscodes können Sie das Service-Portal nutzen.

Die Rechnung kommt über DTA. Müssen die Berichtigungen nochmals über DTA geliefert werden?

Nein, nur die Rechnungen werden über DTA geliefert. Die bearbeitenden Berichtigungen werden direkt ins System eingespielt (Berichtigungsverfahren).

Fragen zur Registrierung und Anmeldung im Modul Berichtigungsmanagement

Wie kann ich mich im Modul Berichtigungsmanagement registrieren?
  1. Öffnen Sie das Service-Portal für Leistungserbringer – Modul Berichtigungsmanagement – unter https://www.mein-le-portal.de und klicken Sie auf „Registrieren“.
  2. Geben Sie Ihre Angaben zu Ihrer Institution und zum Ansprechpartner ein.
  3. Laden Sie anschließend den Nachweis für Ihre Legitimation, als eingetragener Leistungserbringer bei der ARGE IK, (bzw. eine Gewerbeanmeldung) hoch und klicken Sie auf „Absenden“.
  4. Nach erfolgreicher Prüfung Ihrer Angaben und Ihrer Legitimationsunterlagen wird Ihnen ein Zugang zum Modul Berichtigungsmanagement eingerichtet. Anschließend erhalten Sie postalisch zwei Briefe. Einen mit Ihren Zugangsdaten für das Service-Portal für Leistungserbringer – Modul Berichtigungsmanagement – und einen für die App „ARZ-Authenticator“.
  5. Bitte rufen Sie das Service-Portal für Leistungserbringer – Modul Berichtigungsmanagement – mit der Adresse https://www.mein-le-portal.de auf und klicken Sie auf „Anmelden“.
  6. Der Registrierungsprozess ist abgeschlossen, sobald Sie nach der Anmeldung Ihr Passwort geändert haben. Das Modul Berichtigungsmanagement innerhalb des Service-Portals für Leistungserbringer steht Ihnen nun zur Verfügung.
Kann ich weitere IKs angeben?

Ja, Sie können mehrere Unter-IKs eintragen. Bitte beachten Sie, dass Sie für jedes Unter-IK ein Legitimationsdokument hochladen müssen.

Werden die Zugangsdaten der Nutzer, die nicht mehr im Unternehmen beschäftigt sind, automatisch gelöscht?

Nein, der Administrator muss im Service-Portal die Zugangsdaten des ausgeschiedenen Nutzers löschen.

Werden die Nutzer, die das Service-Portal eine längere Zeit nicht mehr genutzt haben, automatisch gesperrt?

Ja, aus Datenschutzgründen wird nach 6 Monaten seit der letzten Anmeldung der Zugang gesperrt. Der Nutzer erhält hierüber eine Benachrichtigung mit dem Hinweis, sich neu im Service-Portal für Leistungserbringer anzumelden.

Nach der Generierung des QR-Codes ist keine Anmeldung möglich. Wie gehe ich weiter vor?

Prüfen Sie, ob die Uhrzeiten auf Ihrem PC und Ihrem Smartphone übereinstimmen. Falls diese nicht übereinstimmen, kann diese Fehlermeldung durch Synchronisation der Uhrzeiten behoben werden.

Fragen zur Anwendung des Moduls Berichtigungsmanagement

Wie kann ich über das Modul Berichtigungsmanagement die Berichtigungen heilen?

Sie erhalten per E-Mail eine Nachricht, sobald ein Berichtigungs-Vorgang im Service-Portal für Sie bereitsteht. Durch eine geführte Korrektur können Sie die Berichtigung jederzeit online heilen.

Hier haben Sie zwei Möglichkeiten:  

  1. Sie können über die Feldänderung, wenn Sie beispielsweise eine falsche Rechnungsnummer geliefert haben, ganz einfach die Rechnungsnummer anpassen.
  2. Wenn Sie eine Berichtigung haben, bei dem ein Dokument nachgereicht werden muss, z. B. bei einer Preisberichtigung, können Sie die fehlenden Unterlagen (z. B. den Vertrag) ganz einfach online hochladen. Dokumente werden in folgenden Formaten akzeptiert: PDF, JPEG, tif, png

    Gehen Sie dabei wie folgt vor:
    Zunächst müssen Sie den Vorgang auf „In Bearbeitung“ über den Button „Aktionen“ rechts oben setzen. Nachdem Sie die Berichtigung geheilt bzw. die Daten bearbeitet haben, müssen Sie den Status von „offen“ auf „korrigiert“ setzen und auf „Speichern“ klicken. Nun brauchen Sie den Vorgang lediglich noch auf „Abschließen“ (ebenfalls über den Button „Aktionen“ rechts oben) setzen. Die Daten und Hinweise werden maschinell und automatisch wieder in unseren Abrechnungsprozess zur erneuten Prüfung gesteuert.

 

Wie werde ich über vorhandene Berichtigungen informiert?

Sie bekommen pro Tag eine Benachrichtigung per E-Mail, dass Berichtigungen zur Bearbeitung anstehen. Hierbei können mehrere Berichtigungen angesprochen werden.

Wie erkenne ich, welche Berichtigungen ich heilen muss?

Durch Anklicken des Buttons „Heilen“ werden Sie an die Stelle im Service-Portal geführt, die Sie korrigieren müssen. Hier erhalten Sie auch die Informationen, wie Sie die Berichtigung heilen können. Bitte vergessen Sie vor der Bearbeitung des Vorganges nicht, diesen auf „in Bearbeitung“ (über den Button „Aktionen“ oben rechts) zu setzen.

Sind Berichtigungen rückwirkend (ab Registrierung) im Modul Berichtigungsmanagement heilbar?

Ja, die Berichtigungen stehen drei Monate rückwirkend ab dem Zeitpunkt der Registrierung zur Verfügung.

In welchem Zeitraum steht mir ein Berichtigungs-Vorgang zur Verfügung?

Ein Vorgang steht Ihnen 21 Tage zur Verfügung. Sie können jedoch alle Vorgänge insgesamt 90 Tage auf Wiedervorlage setzen, um z. B. eine Genehmigung zu senden. Danach ist der Beleg nicht mehr über das Service-Portal abrufbar.

Was passiert, wenn innerhalb der 21 Tage keine Reaktion von mir erfolgt?

Diese Vorgänge werden nach 21 Tagen in den Bereich „Abgeschlossene“ weitergeleitet.

Wie lange verbleiben die abgeschlossenen Berichtigungen im Service-Portal zur Ansicht?

Die abgeschlossenen Vorgänge bleiben 3 Monate für Sie zur Ansicht. Danach stehen sie im Service-Portal – Modul Berichtigungsmanagement – nicht mehr zu Verfügung.

Erfolgt eine automatische Abmeldung aus dem Service-Portal?

Ja, nach 30 Minuten Inaktivität wird die Anwendung aus Datenschutzgründen automatisch beendet.

Muss ich mein Passwort nach einer bestimmten Zeit ändern?

Ja, aus Datenschutzgründen erfolgt nach 90 Tagen eine Aufforderung zur Passwortänderung.

Kann ich Dokumente, die ich im Modul Berichtigungsmanagement einsehen kann, weiterleiten?

Ja, Sie können alle Dokumente weiterleiten. Entsprechende PDF-Formate sind hinterlegt.

Kann ich fehlende Rechnungsunterlagen über das Modul Berichtigungsmanagement einreichen?

Ja, Sie können über den Button „Upload“ fehlende Dokumente hochladen.

Welche Formate akzeptiert das Modul Berichtigungsmanagement?

Folgende Dateiformate werden unterstützt:
PDF, JPEG, tif und png

 

Werden Verordnungen ebenfalls im Modul Berichtigungsmanagement angezeigt?

Ja, Verordnungen werden unter „Details/Verordnungsdetails“ angezeigt. Jedoch muss die Bildschirm-Auflösung auf 100 % eingestellt werden. Ansonsten wird der linke Teil des Service-Portals nicht angezeigt.

Kann man aus dem Modul Berichtigungsmanagement auch Dokumente drucken?

Ja, die Dateiformate PDF, JPEG, tif und png können aus dem Service-Portal gedruckt werden.

Was ist die maximale Größe für Dateien zum Hochladen?

Die maximale Dateigröße zum Hochladen beträgt 25 MB.

Wie kann ich als Administrator weitere Benutzer einrichten?

Bei der erstmaligen Registrierung Ihrer Institution werden Ihre Daten und die eines Mitarbeitenden übermittelt, für den dann ein personalisierter Account eingerichtet wird. Dieser Mitarbeitende wird als Administrator eingerichtet. Nach erfolgtem Abschluss der Registrierung kann dieser Mitarbeitende über die Benutzeroberfläche des Service-Portals für Leistungserbringer weitere personalisierte Accounts einrichten. Dabei werden initiale Passwörter vergeben, die an die betreffenden Mitarbeitenden innerhalb Ihrer Organisation weitergegeben werden können.

Wie viele Benutzer kann ich als Administrator anlegen?

Sie können beliebig viele Benutzer im Service-Portal für Leistungserbringer – Modul Berichtigungsmanagement – anlegen. Bitte beachten Sie, dass für jeden Benutzer die App „ARZ-Authenticator“ auf einem Smartphone installiert sein muss, um das Modul Berichtigungsmanagement zu nutzen. Jeder Benutzer hat seinen eigenen QR-Code.

Benötigen die im Modul Berichtigungsmanagement angelegten Benutzer auch eine App zur Authentifizierung?

Ja, alle vom Administrator angelegten Benutzer benötigen ebenfalls die App „ARZ-Authenticator“ zur Generierung der Authentifizierungscodes.

Welche Rechte hat ein Administrator?

Der Administrator kann die Benutzer seiner eigenen Institution verwalten. Das heißt, der Administrator hat die Möglichkeit, Benutzerdaten einzusehen, zu bearbeiten, zu löschen und Passwörter für Benutzer neu zu generieren. Zudem ist es möglich, neue Benutzer für die eigene Institution anzulegen. Administratoren können über die Bearbeitungsfunktionalität Benutzer aktivieren/deaktivieren. Ein deaktivierter Benutzer hat keinen Zugriff mehr auf das Modul Berichtigungsmanagement.

Kann der Administrator die Sitzungen der einzelnen Benutzer beenden?

Ja, der Administrator hat die Rechte, die Sitzungen der einzelnen Benutzer zu beenden.

Fragen zur benötigten App „ARZ-Authenticator“ für das Modul Berichtigungsmanagement

Wie bekomme ich einen Zugang zur App?

Voraussetzung für den Zugang ist eine erstmalige Registrierung Ihrer Institution im Modul Berichtigungsmanagement. Nach erfolgreicher Prüfung und Freigabe Ihrer Registrierung wird für Sie ein personalisierter Account eingerichtet. Per Post erhalten Sie Ihre erforderlichen Zugangsdaten für das Modul Berichtigungsmanagement und die App „ARZ-Authenticator“. Den QR-Code benötigen Sie für die Installation der App im Google Play Store oder Apple App Store.

Wie installiere ich die App „ARZ-Authenticator“?
  1. Auf Ihrem Android-Gerät ist die Anwendung Google Play bzw. auf Ihrem Apple iOS-Gerät ist die Anwendung App Store installiert. Der Play Store bzw. App-Store ist ein Shop, über den Sie kostenlose und kostenpflichtige Apps beziehen. Die App „ARZ-Authenticator“ ist kostenlos.
  2. Nach dem Einscannen des QR-Codes, den wir Ihnen per Post zugeschickt haben, wird die App heruntergeladen und auf Ihrem Gerät installiert.
  3. Bei jedem Aufruf der App wird automatisch ein Authentifizierungs-Code generiert.
  4. Rufen Sie das Service-Portal auf, melden Sie sich im Portal an und geben den generierten Code in die Authentifizierungsmaske ein.
  5. Den QR-Code benötigen Sie nur für das Einscannen und Installieren der App in Ihrem Apple Store oder Google Play Store. Danach benötigen Sie nur noch den Authentifizierungscode, den Sie mit der App generieren. Bei jedem Portal-Aufruf werden Sie nach dem Authentifizierungscode gefragt.

 

Fragen zum Datenschutz im Modul Berichtigungsmanagement

Wie sicher ist das Abrufen der Daten?

Der Schutz Ihrer Privatsphäre bei der Verarbeitung personenbezogener Daten ist für uns ein wichtiges Anliegen, das wir bei unseren Geschäftsprozessen berücksichtigen.

Als Körperschaft des öffentlichen Rechts unterliegen wir den Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (EU-DGSVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), und den Bestimmungen über den Sozialdatenschutz im SGB I und SGB X (Sozialgesetzbücher). Wir haben technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, die sicherstellen, dass die Vorschriften über den Datenschutz sowohl von uns als auch von externen Dienstleistern beachtet werden.

Das Service-Portal für Leistungserbringer enthält personenbezogene Daten und Sozialdaten. Aus Datenschutzgründen erfolgt der Identitätsnachweis eines Nutzers über eine sogenannte Zwei-Faktor-Authentisierung. Es wird nicht nur ein Passwort abgefragt, sondern auch ein Sicherheitscode verschickt. Für die Übermittlung des 2. Faktors zum Zugriff auf geschützte Daten muss die App „ARZ-Authenticator“ installiert werden, die ausschließlich Authentifizierungscodes generiert. Zusätzlich zum Service-Portal für Leistungserbringer benötigen Sie daher immer die App. Weitere Informationen zum Datenschutz finden Sie unter  https://www.abrechnungszentrum-emmendingen.de/datenschutz.

 

Was muss ich beim Umgang mit Passwörtern beachten?

Der Administrator und die Benutzer sind verpflichtet, geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um die Einsichtnahme, das Mithören und den Zugriff Dritter auf Daten und Informationen zu verhindern. Insbesondere dürfen Passwörter und Zugangswege nicht an Dritte weitergegeben werden. Bei gedrucktem Papier ist ein Fremdzugriff zu unterbinden, eine Zweckentfremdung ist untersagt.

Muss ich eine Datenschutzvereinbarung bzw. eine Geheimhaltungsvereinbarung mit dem Abrechnungszentrum Emmendingen abschließen?

Nein, das müssen Sie nicht. Die Abrechnungswege sind gesetzlich geregelt. Wir, das Abrechnungszentrum Emmendingen, nehmen keine Funktion wahr, die in den Aufgabenbereich eines Leistungserbringers fällt. Insofern sind wir auch kein Auftrags-Verarbeiter für Leistungserbringer und es ist auch keine Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung nach der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu treffen.

Der Leistungserbringer oder dessen Abrechnungsstelle rechnet mit dem Sozialversicherungsträger (z. B. der Krankenkasse) ab. Wir sind im Rahmen der Abrechnungsprüfung als Dienstleister (Auftragnehmer) für Sozialversicherungsträger (z. B. die Krankenkasse) tätig. Hier bestehen entsprechende Verträge und Datenschutzvereinbarungen. Unsere Mitarbeitenden sind auf die Geheimhaltung/Vertraulichkeit verpflichtet.   

Mehr Informationen finden Sie unter:  

 

Support bei weiteren Fragen bzw. technischen Problemen

Wohin kann ich mich bei weiteren Fragen wenden?

Sie erreichen unser Support-Team für das Service-Portal für Leistungserbringer per E-Mail an mein-le-portal@arz-emmendingen.de.

Welche Wartungsfenster bestehen?

Jeden Mittwoch (17.00 Uhr bis 18.00 Uhr) werden unsere Systeme gewartet. In dieser Zeit steht Ihnen das Service-Portal für Leistungserbringer nicht zur Verfügung.

Ich bekomme eine Störungsmeldung angezeigt. Was muss ich tun?

Bitte rufen Sie das Service-Portal für Leistungserbringer zu einem späteren Zeitpunkt erneut auf. Falls Sie es auch zu einem späteren Zeitpunkt nicht aufrufen können, melden Sie sich bitte bei unserem Support-Team. Sie erreichen dieses unter der Telefonnummer 07641 9201-444 oder per E-Mail an mein-le-portal@arz-emmendingen.de.

Kontakt

Sie haben eine Anfrage, möchten mehr über uns erfahren oder einen Termin vereinbaren?
Fragen und Anregungen sind jederzeit willkommen. Wir freuen uns auf Sie!

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