In Summe sehr erfolgreich

Sie sind schon fast Routine: die Audits zu den verschiedenen Normen, nach denen sich das Abrechnungszentrum Emmendingen alljährlich begutachten lässt. Regelmäßig sind Auditor*innen im Haus, die all die Prozesse unter die Lupe nehmen, die die Qualität im Abrechnungsprüfgeschäft sicherstellen. Und regelmäßig sind die Teams in den verschiedenen Geschäftsbereichen des Abrechnungszentrums Emmendingen so gut auf den Besuch vorbereitet, dass die Ergebnisse überzeugen und die Zertifizierung aufrecht erhalten bleibt oder neu erteilt wird.

In diesem Jahr allerdings war die Situation doch ein wenig anders als sonst, erzählt Tobias Dickreuter, Referent der Geschäftsführung. Er ist für das Qualitätsmanagement auf oberster Ebene verantwortlich: „Das Audit war schon eine Herausforderung, weil wir zum 01.01.2019 organisatorische Veränderungen und ein neues Organigramm eingeführt hatten, um noch effizienter und näher am Kunden zu sein. Alle Geschäftsbereiche hatten wir neu aufgestellt… das ganze Abrechnungszentrum Emmendingen war in Bewegung!“ Und weil jede Veränderung im System dargestellt werden muss (neue Arbeitsanleitungen wollen geschrieben werden, das Wissensmanagement muss angepasst sein), war die Spannung groß, wie die Auditor*innen mit all dem Wechsel umgehen würden. „Als die Auditoren sich in den Bereichen umgeschaut haben, haben ihnen die Kolleginnen und Kollegen erläutert, was sie warum und wie gemacht haben – und es war für sie schlüssig und nachvollziehbar“, rekapituliert Tobias Dickreuter den dreitägigen Check. Für ihn eine sehr zufriedenstellende Erfahrung, schließlich sind diejenigen, die die Audits durchführen, bundesweit in den unterschiedlichsten Unternehmen unterwegs. Die anliegenden Themen, eventuelle Schwachstellen und Verbesserungsmöglichkeiten kennen sie genau – und gerade hier liegt für Tobias Dickreuter die große Chance: „Wenn die Auditoren ins Haus kommen und zum Beispiel sagen: ‚Da gibt es noch eine bessere Lösung, schaut euch die mal an!‘ – was kann es Besseres geben? Über die jährlichen Audits wird ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess erreicht.“ Große Aufgeschlossenheit präge die Kultur im Abrechnungszentrum Emmendingen, meint Tobias Dickreuter: „Wenn Externe zu uns kommen, sehen wir das als Chance, um uns mit ihnen weiterzuentwickeln.“

Weiterentwicklung wird auch in Zukunft großgeschrieben – schließlich geht es nach dem Audit mit großen Schritten auf den nächsten Meilenstein zu: Schon im Januar 2021 steht das nächste Audit an, das ein besonders umfangreiches sein wird, weil turnusgemäß nach drei Jahren das Zertifikat zur ISO-Norm 9001:2015 neu vergeben wird. Deshalb werden im nächsten Jahr nicht nur einzelne Bereiche auf den Prüfstand gestellt, sondern gleich das gesamte Haus. Tobias Dickreuter geht die Herausforderung motiviert an, schließlich hat er nicht nur positives Feedback und einige Empfehlungen der Auditor*innen im Gepäck, sondern auch die Überzeugung, auf dem richtigen Weg zu sein: „Man hat uns bestätigt, dass wir die Veränderungen gut so meistern, wie wir es tun. Für mich war es toll zu sehen, wie die große Veränderung im Ergebnis beurteilt wurde: Erst gab es die große Dynamik und eine gespannte Erwartung – und dann gibt es so viel Bestätigung dafür!“