Gebäude Abrechnungszentrum Emmendingen

Berichte mit dem Blick fürs Wesentliche

Klare Botschaften und die Reduktion aufs Wesentliche: Verbindliche Regeln sind das A und O für erfolgreiche Geschäftskommunikation. Damit die intern jederzeit sichergestellt ist, hat das Controlling im Abrechnungszentrum Emmendingen sein internes Reporting grundlegend modifiziert.

„Wenn man nicht weiß, was man zu sagen hat, wird man auch nicht verstanden“ – so griffig umreißt Thomas Füller, Leiter der Stabsstelle Controlling, die Stolperfalle, die beim Erstellen eines Berichts, von Diagrammen und Tabellen lauern kann. Eigentlich sollte die Botschaft, die kommuniziert werden soll, ja schon vorab klar sein – „deshalb sollte der Berichtende auch wissen, was die Empfänger interessiert“, sagt Thomas Füller. Und doch ist es oft eine Herausforderung, die Botschaft nicht nur inhaltlich dingfest zu machen, sondern anschließend auch präzise und verständlich in Wort und Bild zu fassen.

Wie groß der Einfluss der Stolperfallen auf die Qualität von Berichten sein kann, wurde dem Controllingteam des Abrechnungszentrums Emmendingen bei einem Seminar eindrucksvoll deutlich – als logische Konsequenz aus dieser Erfahrung resultierte der Entschluss, das Reporting umzugestalten. Einheitliche Visualisierungsregeln sollten der künftigen Kommunikation als zentrale Bausteine zugrunde liegen – das Team entschied sich für die International Business Communication Standards, kurz IBCS, in der „SUCCESS“-Ausführung nach Prof. Rolf Hichert. Die sieben Gestaltungsregeln helfen dabei, Reports inhaltlich und gestalterisch zu verbessern und damit für die Rezipierenden leichter lesbar zu machen. Einheitlich dargestellt und mit Fakten belegt kommt die gewünschte Botschaft schneller an, Fehlinterpretationen sind dank der Standardisierung nahezu ausgeschlossen, und selbst komplexe betriebswirtschaftliche Inhalte lassen sich auf einer Seite zusammenfassen.

Den Fokus auf das Wesentliche legen: Dieses Leitmotiv gilt für alle Berichte, die vom Controlling kommuniziert werden. Je höher die Informationsdichte, desto deutlicher werden die Sachverhalte dargestellt. Die Visualisierung wird in Form eines Diagramms oder einer Tabelle dargestellt, wichtig ist nur eins: „Jeder Bericht sollte eine verständliche Botschaft haben und klar strukturiert sein“, erklärt Controller Florian Meyer. Und so findet sich die Kernbotschaft in Form einer Feststellung, Erklärung oder Empfehlung – vergrößert ganz oben über dem Bericht. In Tabellen oder Grafiken wird sie durch Hervorhebungen – etwa Umkreisungen oder Trendpfeile – betont. Zahlenvergleiche werden mit Diagrammen plastisch gemacht, bei denen das Controllingteam sorgsam darauf achtet, dass die Skalierung einheitlich und die Darstellungsform so einfach wie möglich ist: „Vermeidbare Dekoration, die keine Information liefert, wird weggelassen“, beschreibt Florian Meyer die Gestaltungsgrundsätze. Innerhalb kürzester Zeit hat das Controllingteam des Abrechnungszentrums Emmendingen ein Notationskonzept – ähnlich wie bei Landkarten oder Musiknoten – entwickelt, das es allen Beteiligten möglich macht, die Berichte schnell zu interpretieren.

Dass der Erfolg nicht nur in der Überschrift zu finden ist, belegt das Feedback zu den nach den SUCCESS-Regeln gestalteten Berichten: „Wir haben durchweg positive Rückmeldungen von den Berichtsempfängern aus der Geschäftsführung und den Geschäftsbereichen erhalten“, freut sich Stabsstellenleiter Thomas Füller. To be continued… ganz klar, dass dieser Berichtsstil weiter ausgebaut wird!

 

Die SUCCESS-Gestaltungsregeln
S    Say: Sag es! Berichte sollen eine Botschaft enthalten.
U    Unify: Vereinheitlichen! Die einzelnen Teile des Berichts müssen einheitlich sein.
C    Condense: Dicht darstellen! Lieber mehrere Grafiken pro Seite als je eine auf mehreren Seiten.
C    Check: Daten prüfen! Alles, was dargestellt ist, muss richtig sein.
E    Express: Ausdrücken! Die Visualisierung muss zur jeweiligen Aussage passen.
S    Simplify: Vereinfachen! Im Bericht soll nur das Wesentliche stehen.
S    Structure: Strukturieren! Aufbau und Inhalt muss logisch sein.


Bei Fragen stehen unsere Experten gerne zur Verfügung.

 

Die SUCCESS-Gestaltungsregeln
S    Say: Sag es! Berichte sollen eine Botschaft enthalten.
U    Unify: Vereinheitlichen! Die einzelnen Teile des Berichts müssen einheitlich sein.
C    Condense: Dicht darstellen! Lieber mehrere Grafiken pro Seite als je eine auf mehreren Seiten.
C    Check: Daten prüfen! Alles, was dargestellt ist, muss richtig sein.
E    Express: Ausdrücken! Die Visualisierung muss zur jeweiligen Aussage passen.
S    Simplify: Vereinfachen! Im Bericht soll nur das Wesentliche stehen.
S    Structure: Strukturieren! Aufbau und Inhalt muss logisch sein.

 

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