Personalbeschaffung? Geht auch digital!

Was kann man tun, wenn auf absehbare Zeit keine Face-to-Face-Bewerbungsgespräche möglich sein werden? Vor dieser Frage stand das Team der Personalabteilung im Abrechnungszentrum Emmendingen bereits beim ersten Lockdown im Frühjahr – und reagierte umgehend. Mittlerweile gibt es eine gut funktionierende Infrastruktur für Distanzgespräche und Videokonferenzen, die bei Bewerbungsterminen eingesetzt werden kann und – fast – ein Live-Gefühl aufkommen lässt.

Der Systemwechsel kam abrupt im Corona-März. Und er kam nachhaltig, erinnert sich Personalleiter Joachim Müller-Hürst heute: „Wie so viele Unternehmen mussten auch wir umdenken – und haben gleich noch im März die Vorstellungsgespräche, die wir sonst in unseren Besprechungsräumen live durchführen, auf WebEx umgestellt“.

Trotz digitaler Bewerbungsunterlagen – die sind schon seit geraumer Zeit Standard im Abrechnungszentrum Emmendingen – war der Komplettwechsel ins Virtuelle eine echte Umstellung. Dank Bereitschaft und guter Kommunikation auf allen Seiten hat sie jedoch sehr gut funktioniert: „Einige Bewerber haben das fast erwartet oder waren sehr erfreut“, berichtet Joachim Müller-Hürst von den Anfängen der digitalen Bewerbungsgespräche, die im Frühjahr zunächst provisorisch per Skype und mit einem eilig besorgten iPad vonstatten gingen. Inzwischen wurden in alle Konferenzräumen im Abrechnungszentrum Emmendingen professionelle Videokonferenzsysteme eingebaut, die vollständig in die hauseigene Telefonanlage integriert sind und mit den passenden Apps interagieren. „Dank HD-Video und kristallklarem Audio-System fühlt es sich an, als seien alle Meeting-Teilnehmer im selben Raum“, beschreibt Uwe Bührer, der Leiter des Rechenzentrums, die aktuelle Situation. Und auch Joachim Müller-Hürst schwärmt von den Möglichkeiten, die sich mit der Anlage für das Bewerbungsmanagement ergeben. Erstgespräche werden nun im Regelfall digital abgewickelt – und das bringt für beide Seiten Vorteile mit sich: Wer zum Gespräch eingeladen ist, muss nicht reisen, und das Abrechnungszentrum Emmendingen kann wirtschaftlicher agieren, weil Reise- und Übernachtungskosten entfallen. Inhaltlich und am Setting der Gespräche hat sich jedoch nichts geändert, erzählt der Personalchef: „Die Online-Gespräche sind weder kürzer noch länger als in der Liveversion. Und auch der administrative Aufwand für die Vorbereitung ist gleichgeblieben – die Gespräche müssen terminiert werden, die Vorgesetzten wollen eingeladen sein und man muss einen Raum finden, in dem man Ruhe hat und miteinander sprechen kann.“

Werden nun also auch in Zukunft alle Bewerbungsgespräche online abgewickelt? „Das hängt auch von der Stelle ab“, schätzt Joachim Müller-Hürst die Lage ein. „Wenn ich jemanden für eine Fachbereichs- oder die Abteilungsleitung suche, möchte ich die Person live erleben. Da möchte ich Gestik und Mimik sehen und wissen: Was passiert mit den Händen, was mit den Füßen?“, erklärt er. Und auch aus der Sicht der Bewerber auf leitende Stellen scheint das direkte Miteinander nicht ohne weiteres ersetzbar: „Erst kürzlich hatten wir ein Live-Gespräch – im Konferenzraum mit viel Abstand und unter Einhaltung aller anderen Hygienemaßnahmen –, weil auch die Person es wichtig fand, uns kennenzulernen.“

Bei den großen Rekrutierungsveranstaltungen wird sich in den nächsten Monaten zeigen, wohin die Reise geht. Erst kürzlich war eine große Jobmesse für Schulabgänger in der Live-vor-Ort-Version wegen des „kleinen Lockdowns“ kurzfristig abgesagt worden. Sie konnte dann aber zumindest im Netz stattfinden: Mit einem – glücklicherweise parallel vorausgeplanten – umfassenden virtuellen Messestand, mit großem Erfahrungsgewinn und viel Erfolg. „Auch, wenn wir schade fanden, dass die Live-Veranstaltung abgesagt wurde: Online war es toll und hat gut funktioniert.“ Die nächsten sogenannten „Job-Start-Börsen“ sollen nun als Hybrid-Varianten stattfinden, damit sich im Laufe der Zeit Erfahrungen sammeln lassen, was gut funktioniert und welche Variante besonders erfolgreich ist. „Ob wir irgendwann sagen, ‚live ist immer besser‘ oder ob wir das künftig nur noch virtuell machen – diese Frage ist noch offen“, meint Joachim Müller-Hürst. Sicher ist nur eins: Mit der neuen Möglichkeit von virtuellen Gesprächen ergeben sich viele neue, spannende Erfahrungen!